Beberapa Tips dan trik dalam pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP)

Salah satu tantangan bagi seorang Investigator pada saat melakukan pemeriksaan case Fraud adalah pada saat pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP), terutama bagi Investigator pemula ataupun auditor yang tiba-tiba ditugaskan untuk melakukan pemeriksaan Case Fraud untuk pertama kali. seperti dalam beberapa tulisan saya sebelumnya, pada saat melakukan BAP, antara yang diperiksa dengan terperiksa akan dihadapkan pada suatu kondisi "Tarik Ulur" dan "saling menilai kemampuan masing masing, kondisi ini bisa merepotkan dan berbahaya bagi orang yang belum pernah dan tiba-tiba harus membuat BAP. tingkat kesulitannya lebih tinggi daripada sekedar hanya meminta yang diperiksa untuk menuliskan dalam sebuah surat pernyataan perihal hasil interview.

Ada beberapa alasan kenapa saya mengatakan bahwa tingkat kesulitannya lebih tinggi diantaranya adalah :

• Pada saat mengetik pertanyaan maupun jawaban pada BAP, terdapat jeda waktu yang membuat tersangka bisa mengamati perilaku dari pemeriksa, ketidakpahaman akan kasus, kebijakan/peraturan yang dilanggar serta keraguan/sikap yang gugup dari pemeriksa akan terlihat oleh yang terperiksa yang membuatnya akan bisa mengambil keputusan untuk berbohong/memberikan keterangan yang tidak benar lainnya.
• Pada saat pemeriksa mengetik jawaban yang diberikan oleh yang terperiksa, seorang pemeriksa harus secepatnya harus bisa menentukan apa kemungkinan pertanyaan selanjutnya, lama tidaknya interval waktu yang muncul akibat pemeriksaa memikirkan pertanyaan selanjutnya akan menentukan sikap dari yang diperiksa.
• Pemeriksa harus memiliki kemampuan untuk mengetik jawaban dari yang terperiksa dalam bahasa yang mudah dimengerti oleh kedua belah pihak maupun pihak lain yang diperbolehkan membaca isi BAP, seorang pemeriksa tidak akan menuliskan jawaban 100 % sama dengan yang diberikan oleh yang terperiksa.
• Sesuai tujuannya, pembuatan BAP adalah untuk mengungkapkan fakta yang terjadi, bukan "hanya" untuk meminta pengakuan bersalah secara tertulis dari yang terperiksa, karena pada prinsipnya, sebuah BAP bagi pemeriksa adalah untuk "membuat terang" kasus yang terjadi, sedangkan bagi yang terperiksa, BAP adalah media untuk membela diri/menyampaikan fakta berdasarkan versinya. seluruh pertanyaan dari awal hingga ahir harus jelas sesuai kondisi kasus yang terjadi dengan selalu berpedoman pada prinsip 5 W-1 H. BAP yang bertele-tele atau tidak relevan dengan kasus yang terjadi akan menyulitkan pemeriksa untuk merangkumnya pada saat pembuatan Laporan Hasil Investigasi (LHI).

Berikut beberapa Tips pada saat membuat BAP.

1. Baca dan pahami dengan jelas kasus yang terjadi dan tentukan pelanggaran apa yang terjadi sesuai dengan kebijakan/peraturan internal ataupun peraturan yang berlaku lainnya. susun laporan kasus, kebijakan/peraturan yang berlaku didekat lokasi pemeriksaan sehingga bisa dibuka dengan cepat pada saat dibutuhkan.
2. Pastikan posisi duduk sejajar dengan yang terperiksa.
3. Tempatkan posisi yang terperiksa pada kondisi yang membuatnya bisa fokus pada BAP terutama bila ruangan yang digunakan dindingnya dari kaca.
4. lakukan Ice Breaking, mulai dengan beberapa pertanyaan ringan yang memiliki kecenderungan akan dijawab dengan jujur oleh yang terperiksa, misalnya pertanyaan terkait latar belakang pendidikan, keluarga, daerah asal dll. perhatikan sikap/kebiasaanya pada saat menjawab secara jujur, ini akan membantu pemeriksa untuk mengetahui pada saat yang terperiksa berbohong/tidak jujur.
5. Sebelum memulai BAP, minta kepada yang terperiksa untuk memfotocopy KTP, ID Card, dan Curriculum Vitae (CV)  hal ini akan membantu yang terperiksa untuk bisa mengisi data awal yang terperiksa pada BAP dengan lebih cepat tanpa banyak membuang waktu dan lebih mengenal latar belakang yang terperiksa (nama, tempat tanggal lahir dll).
6. Pastikan pada tiga pertanyaan awal bahwa yang terperiksa dalam keadaan sehat jasmani maupun rohani, bersedia dimintai keterangan yang bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya, dan mengetahui dalam rangka apa dimintai keterangan.
7. Pastikan pada pertanyaan berikutnya riwayat kerja dan training yang pernah diikuti oleh yang terperiksa (untuk mengetahui sejauh mana kemampuan/pengetahuan yang terperiksa terkait kasus yang terjadi, tujuannya untuk mengantisipasi jawaban tidak tahu)
8. Pastikan pertanyaan selanjutnya adalah apakah jabatanya pada saat kejadian, tanyakan Job Desc dari yang terperiksa, bandingkan dengan Key performance Indikator (KPI). hal ini akan membantu pemeriksa pada pertanyaan selanjutnya dalam membuat yang terperiksa kesulitan untuk tidak mengakui kesalahannya. misalnya kasusnya adalah kesalahan penentuan luas jaminan, jabatan yang terperiksa adalah Credit Officer, Job Descnya terkait penentuan luas jaminan adalah memastikan batas jaminan, mengukur luas jaminan dan dibandingkan dengan informasi pada Sertifikat. pada kasus seperti ini urutan pertanyaannya adalah: 1. Mohon saudara jelaskan Job Desc saudara sebagai Credit Officer pada saat melakukan verifikasi jaminan, 2. apakah saudara selalu mengukur luas jaminan pada saat melakukan verifikasi jaminan?, 3. berdasarkan hasil pemeriksaan diketahui bahwa luas jaminan yang sebenarnya lebih kecil dari luas jaminan yang saudara cantumkan pada laporan pemeriksaa jaminan yang saudara buat, mohon saudara jelaskan bagaimana hal tersebut bisa terjadi.
9. Pada banyak kasus, setelah Laporan Hasil Pemeriksaan dikeluarkan, seorang terperiksa seringkali membantah hanya menandatangani isi BAP dan tidak membacanya dengan detail sebelum menandatangani, dengan alasan pemeriksaan terlalu lama, sudah lelah dll, yang bisa "menganulir" hasil pemeriksaan, untuk mengantisipasi kondisi seperti ini, buat beberapa kata/penulisan yang salah pada saat mengetik BAP, setelah BAP selesai dibuat dan di print, minta kepada yang terperiksa untuk membaca secara detail isi BAP sebelum menandatangani, ingatkan kepadanya untuk menginformasikan kepada pemeriksa apabila terdapat penulisan yang salah atau kalimat yang tidak sesuai, pada saat yang terperiksa menginformasikan bahwa terdapat kata/penulisan yang salah atau tidak sesuai minta kepadanya untuk dicoret dan disesuaikan dengan cara ditulis tangan disebelahnya dan diparaf. ini akan menjadi sebuah bukti bahwa sebelum penandatanganan BAP, yang terperiksa telah membaca secara detail isi dari BAP.

Selamat Mencoba ^^