Alat bukti Investigasi serta cara memperolehnya

Seorang Investigator / pemeriksa fraud selalu berhubungan dengan bukti-bukti dokumen. sebuah dokumen memiliki dua sisi yang berbeda. Di satu sisi dokumen dapat memperjelas kasus yang tengah diungkap namun di sisi lain dapat juga memperlemah pemeriksaan tergantung dokumen apa yang disajikan dan bagaimana dokumen tersebut disajikan.

Target yang ingin dicapai adalah bagaimana seorang investigator bisa meyakini bahwa semua dokumen yang relevan telah disajikan dengan benar dan bagaimana dokumen yang tidak relevan dengan pemeriksaan dikeluarkan.

Pada tahap awal pemeriksaan, sangat sulit untuk menentukan relevansi suatu dokumen. Untuk itu, di tahap awal semua dokumen yang mungkin relevan harus diperoleh. Jika ternyata dalam perkembangan selanjutnya ternyata ada yang tidak relevan, maka akan lebih mudah untuk menyisihkan dokumen tersebut daripada harus mencari tambahan dokumen yang ternyata relevan namun terlewatkan dalam proses pengumpulan dokumen.

hal - hal yang menjadi standar umum pada saat pengumpulan bukti atau dokumen adala

• Usahakan untuk mendapatkan dokumen asli. selanjutnya dicopy guna kepentingan pemeriksaan selanjutnya, dokumen copy dan asli harus ditempatkan terpisah.
• Dokumen asli hanya boleh digunakan apabila sangat diperlukan, pada banyak kasus untuk pembuktian lebih lanjut kadang diperlukan analisa forensik terhadap dokumen asli.
• Investigator harus bisa menyiap sistem penyimpanan untuk dokumen. terutama apabila dokumen terkait dalam jumlah yang banyak.

Mendapatkan Bukti:

Secara garis besar terdapat tiga cara untuk memperoleh alat bukti yaitu :

Subpoena

Subpoena merupakan cara perolehan dokumen melalui perintah pengadilan (atau grand jury dalam sistem pengadilan Amerika).

2. Search warrant

Search warrant merupakan suatu perintah yang memberi wewenang kepada pemegangnya untuk melakukan pemeriksaan dan penggeledahan. Biasanya serach warrant diterbitkan untuk penegak hukum dalam menjalankan tugasnya.

3. Voluntary atau sukarela
Sebaiknya alat bukti yang diperoleh pada saat investigasi harus diserahkan secara sukarela, ijin untuk mendapatkan dokumen atau alat bukti tersebut bisa berupa izin lisan maupun tertulis, namun untuk menghindari tuntutan dikemudian hari, sebaiknya izin perolehan dokumen harus secara tertulis.

Jenis Bukti/Dokumen
Jenis dokumen secara garis besar dibagi dua yaitu:

Direct Evidence atau bukti langsung
Merupakan bukti yang bisa membuktikan kasus secara langsung. misalnya

• Pernyataan dari saksi mata
• Pada kasus pemberian fee atau komisi, maka bukti langsungnya berupa cek yang diserahkan oleh vendor untuk karyawan bagian pembelian sebagai fee atas pembelian sesuatu barang
• Pengakuan dari subjek pemeriksaan dll.

Circumstantial Evidence atau bukti tidak langsung
merupakan bukti atau dokumen yang bisa memperjelas fakta secara tidak langsung misalnya

• Setoran tunai dalam jumlah yang tidak biasa
• Sumber yang tidak jelas di rekening milik karyawan bagian pembelian pada sekitar tanggal pembelian aktiva perusahaan.

Untuk bisa meyakinkan atau diterima dipengadilan, Circumtantial Evidence harus memenuhi beberapa hal diantaranya :

• Harus relevan dengan kasus yang diperiksa (Be Relevant), memiliki kecenderungan untuk membuktikan atau menyangkal fakta pada issue yang terjadi.
• harus bersifat kumulatif (be Cumulative), tidak boleh hanya berupa satu atau sepotong bukti, namun harus merupakan sebuah rangkaian yang saling terkait, misalnya seorang suami pulang terlambat, tanpa alasan, namun harus didukung oleh bukti lain berupa bau minuman keras dari mulut, bekas lipstik di baju dll.
• Terorganisir dan disajikan dengan jelas, banyak kasus penting yang gagal dibuktikan bukan karena alat bukti yang lemah, namun lebih karena tidak diorganisir dengan baik serta tidak disajikan dengan benar / tidak teratur, sehingga cenderung membingungkan. "pencari fakta".
• dan untuk menjadi persuasif serta dapat diterima dipengadilan, seluruh bukti tidak langsung harus "mengecualikan" seluruh hal-hal yang tidak masuk akal.

Pada kebanyakan kasus fraud atau korupsi, kombinasi dari alat bukti langsung dan bukti tidak langsung adalah yang paling persuasif dan dapat diterima, misalnya pada sebuah kasus yang menyebutkan bahwa saksi telah menyerahkan uang komisi/fee yang berupa uang tunai kepada pemerintah dan tidak ada bukti langsung lainnya, maka "step" pembuktian termasuk bukti tidak langsung dapat menjadi satu kesatuan untuk mendukung bukti langsung dalam hal ini seorang investigator atau penyidik dapat melakukan hal - hal sebagai berikut :

• Catat secara detail ( kapan, dimana, mengapa, bagaimana/ 5 W 1 H) pernyataan dari saksi yang menyebutkan bahwa yang bersangkutan telah menyerahkan uang tunai kepada pejabat pemerintah, pernyataan tersebut akan menjadi sebuah bukti langsung.
• Buktikan bahwa pejabat pemerintah terkait telah menghabiskan atau menyimpan sejumlah uang dalam jumlah besar/tidak wajar, setelah waktu penyerahan /waktu kejadian yang disebutkan oleh saksi.
• Hilangkan sejauh mungkin semua sumber pendapatkan kas resmi lainnya atau deposito.
• Lakukan wawancara subjek secara resmi, dan "buat" pejabat tersebut tidak dapat menjelaskan sumber dari biaya tunai, atau deposito atau bahkan berbohong tentang hal tersebut (ketiga hal ini akan menjadi bukti tidak langsung).

Pengorganisasian Bukti/Dokumen
Pengorganisasian dokumen atau bukti yang baik akan mengarahkan kegiatan investigasi pada jalur yang benar. Ada kalanya kegiatan investigasi menjadi tidak terarah karena sistem pengorganisasian dokumen yang tidak baik. Pengorganisasian yang baik meliputi:

• Adanya pemisahan dokumen atau bukti untuk tiap saksi ataupun tiap kejadian.
• Ada suatu "key document" dimana adanya suatu filing dokumen penting yang relevan. Sistem ini secara periodik di review untuk meng-up date dokumen sehingga hanya dokumen yang relevan yang ada di file induk sedangkan yang kurang relevan disimpan di file lain.
• Adanya suatu data base terutama untuk kegiatan pemeriksaan yang melibatkan banyak bukti.

Sumber :

http://guide.iacrc.org/the-basics-of-evidence-for-fraud-and-corruption-investigators/
http://www.sequenceinc.com/fraud-investigation-essential-proper-documentation-control/
Beberapa sumber lainnya.