Investigasi secara garis benar terbagi 3 yaitu, Validasi laporan kasus, Field Investigasi (investigasi lapangan/langsung) dan pembuatan laporan/Laporan Hasil Investigasi (LHI)/Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).
Hal hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan LHI/LHP :
Keakuratan (Accuracy)
Informasi atau bukti yang tidak akurat sangat tidak dapat ditoleransi karena akan menyebabkan proses investigasi tidak sesuai dengan target yang di inginkan yaitu mendapatkan sebuah kejelasan dari kasus yang terjadi. atas dasar itu, setiap berhubungan dengan seseorang harus dicatat saat itu juga dalam sebuah catatan hasil wawancara atau dalam
memorandum of Interview. point yang dimasukan dalam catatan ini adalah seluruh fakta yang relevan dengan kasusnya. setiap informasi yang didapatkan harus dipastikan atau dikonfirmasi ulang antara seluruh informasi dan bukti pendukung lainnya kepada seluruh pihak yang terkait.
Contoh Memorandum Of Interview
Kejelasan atau Clarity
Seluruh fakta atau informasi hasil pemeriksan harus dituangkan dengan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti dalam laporan pemeriksaan. bila perlu agar dibuatkan kutipan langsung atas informasi yang disampaikan oleh responden dengan catatan tidak
mendistorsi konteks dari laporan itu sendiri.
Hindari penggunaan ungkapan atau istilah yang tidak dimengerti oleh pembaca. seluruh informasi yang disampaikan harus berupa fakta yang tidak boleh diperhalus ataupun berdasarkan penilaian atau pendapat pribadi.
Tidak Memihak dan Relevan atau Impartiality and Relevance
Sesuai tujuannya, sebuah proses investigasi tujuannya adalah mencari fakta sebenarnya yang terjadi, maka dalam pembuatan laporannya, seluruh fakta yang disajikan harus berupa informasi yang relevan dengan faktanya dan tidak boleh-boleh dipilah-pilah dengan tujuan untuk memperlemah atau mendukung sebuah pembuktian.
Tepat Waktu atau Timeliness
Ketepatan penerbitan laporan sangat penting karena akan memperkaya keakuratan pengakuan para saksi. Tujuan lain dari ketepatan waktu adalah menghindari faktor yang melekat pada manusia yakni sifat lupa. Hal ini dikarenakan keterbatasan memori pemeriksa pada saat interview. Transkripkan semua interview secepatnya setelah proses tanya jawab. Setelah penyelesaian pemeriksaan, sesegera mungkin disiapkan sebuah final atau minimal intern laporan/memo internal/call report.
Gaya Penulisan
Tujuan dari penulisan laporan adalah menyampaikan informasi/hasil investigasi kepada pembaca, harus disadari bahwa pembaca adalah orang yang tidak mengalami langsung proses investigasi serta dari berbagai latar belakang yang berbeda. oleh karena itu laporan yang harus dibuat harus jelas, ringkas dan langsung pada pokok persoalan. Kesalahan yang umum terjadi dalam penulisan laporan adalah ketidak jelasan (vagueness) dan berpanjang lebar yang akhirnya mengaburkan substansi (wordiness). seorang trainers saya mengatakan bahwa cara termudah untuk menguji apakah laporan tersebut sudah bagus atau tidak, dengan meminta kepada orang yang tidak memahami case untuk membaca laporan tersebut, apabila orang tersebut langsung bisa memamami/mengerti isi laporan, maka laporan tersebut sudah layak untuk diterbitkan.
Aktif dan Pasif
Pemilihan kalimat aktif dan kalimat pasif memberikan perbedaan penekanan pada suatu masalah. Kalimat aktif memberikan penekanan kepada subyek yang melakukan sedangkan kalimat pasif memberikan penekanan kepada obyek yang dibicarakan. Dalam penulisan laporan, usahakan untuk selalu menggunakan kalimat aktif karena berdasarkan penelitian, kalimat aktif memberi dampak lebih kepada pembaca daripada kalimat pasif.
Point of View
Point of view menggambarkan sudut pandang apa informasi disajikan berdasarkan posisi si penulis. Penggunaan orang pertama mengindentifikasikan bahwa penulis terlibat dalam kejadian yang diceritakan. Contohnya "Saya melihat bahwa..". Penggunaan orang kedua dan orang ketiga menggambarkan bahwa penulis menceritakan tentang orang lain misalnya "Hal ini terjadi kepada dia, atau kepada mereka". Dalam penulisan laporan pemeriksaan sebaiknya hindari penggunaan kata ganti "penulis" untuk menggantikan kata "saya" karena hal tersebut akan meng-asosiasikan laporan menjadi kurang formal.
Struktur Kalimat
Kalimat dalam laporan harus dibuat sederhana dan jelas. Beberapa kesalahan yang umum terjadi dalam struktur kalimat adalah:
- "Rambing sentence".merupakan kesalahan dalam memberikan informasi yang terlalu banyak dalam satu kalimat sehingga susah dicerna oleh pembaca. Cara mengatasinya adalah dengan memecah kalimat sehingga hanya ada satu topik dalam satu kalimat.
- Run-on sentence. Kesalahan ini mirip rambling namun lebih kepada tidak adanya tanda baca sehingga membuat kalimat menjadi lebih susah untuk dimengerti. Penambahan tanda baca misalnya dengan menambahkan tanda titik koma akan mengatasi kehancuan kalimat. Run-on dapat juga diatasi dengan memecah kalimat menjadi dua.
- Penghilangan subyek. Contoh penghilangan subyek: "yang jelas, dia tetap melakukannya". Sebaiknya kalimat tersebut diubah dengan menambahkan subyek sehingga penulisan kalimat menjadi "Dia melakukan mark-up harga, namun sebelum mark up dilarang oleh aturan yang jelas, dia tetap melakukannya".
- Penempatan kata. Penempatan kata yang tidak sesuai dapat membingungkan pembaca. Contohnya adalah "Saya hampir menemukan semua bukti yang hilang" dibandingkan dengan "Saya menemukan hampir semua bukti yang hilang"
Struktur Pelaporan (Report Structure)
Format pelaporan sangat bervariasi. Beberapa organisasi terutama badan investigasi pemerintah, membakukan suatu bentuk format laporan tertentu sehingga informasi kasus dapat disajikan dengan cara yang konsisten.
Apapun format yang digunakan, suatu laporan umumnya terdiri dari memorandum, peraga (exhibit), dokumen-dokumen, lampiran, indeks, halaman judul, dan surat pengantar (transmittal letter).
Surat pengantar (transmittal letter) diperlukan jika laporan didistribusikan keluar organisasi. Bukti dan alat peraga asli biasanya dilampirkan terpisah dari laporan yang didistribusikan.
Inti dan dari suatu laporan pemeriksaan adalah memorandum interview. Memorandum interview dibuat untuk setiap kontak yang terjadi baik dengan saksi ataupun dengan tersangka dan penyajiannya dilakukan sesuai urutan kronologis dengan diberi index untuk memudahkan referensi.
1.
MEMORANDUM
Gunakan memorandum sebagai dokumen untuk setiap interview yang dilakukan. Setiap memorandum sebaiknya mencakup informasi sebagai berikut:
a.Judul
- Nomor File or Nomor lain sebagai alat kontrol;
- Nama orang yang melaporkan;
- Nama atau subyek kasus;
- Subyek memorandum;
- Tanggal;
b.Fakta Detil yang mengindentifikasikan bahwa
- Interview dilakukan secara sukarela;
- Identitas seseorang berikan oleh orang yang bersangkutan;
- Saksi diberi informasi mengenai sifat dari interview;
- Tanggal pemeriksaan;
- Bagaimana pelaksanaan interview (bertemu langsungmenggunakan telephone, dsb.);
- Alat bantu yang digunakan (jika ada) seperti direkam secaraelektronik; dan
- Fakta yang didapat selama interview.
Halaman Depan
Halaman depan mengihtisarkan pokok-pokok pemeriksaan. Halaman depan sebaiknya langsung pada masalah yang dituju dan singkat serta sedapat mungkin tidak memuat unsur opini. Termasuk di dalamnya adalah suatu
cover letter kepada pihak luar jika laporan ditujukan juga kepada lembaga lain (seperti lembaga penegak hukum atau lembaga lainnya).
Peraga (Exhibits)
Copy dari peraga sebaiknya dimasukkan dalam laporan dan tidak dilampirkan terpisah. Namun adakalanya peraga harus dibuat terpisah terutama jika jumlahnya banyak. Pedoman umum dalam melampirkan peraga adalah jangan pernah melampirkan peraga asli di laporan karena selain keharusan menjaga
chain of custody juga karena menghindari terjadinya kerusakan pada bukti asli.
Format-Format Dokumen
Suatu laporan yang lengkap harus mendokumentasikan setiap langkah atau tahap dari proses pengumpulan informasi. Penggunaan format dokumen tertentu akan memudahkan penyajian dan pendokumentasian bukti secara teratur. Sebagai informal, format-format yang perlu disiapkan dalam pemeriksaan fraud di beberapa negara terutama di Amerika antara lain terdiri dari:
a.
Ijin Melakukan Pemeriksaan (Consejnt to Search)
Format dokumen ini dibuat dalam rangka untuk menyajikan informasi bahwa seseorang yang menjadi obyek pemeriksaan sudah diinfotmasikan haknya dan sesuai aturan dan hukum yang berlaku. Di Amerika, biasanya dokumen ini diperlukan dalam rangka memulai suatu kegiatan pemeriksaan. Informasi didalamnya mencakup:
- Pernyataan bahwa pemeriksaan tidak dapat dilaksanakan tanpa ijin; dan
- Seseorang dapat menolak memberiksan ijin pemeriksaan.
Tanda tangan di bagian bawah dokumen (subyek yang diperiksa dan saksi) dirancang untuk mengindikasikan bahwa ijin pemeriksaan diberikan secara sukarela tanpa paksaan.
b.
Tanda Terima
Suatu tanda terima adalah dokumen multi guna untuk memberikan informasi mengenai bukti apa saja yang telah diterima, yang telah dikembalikan atau diberikan kepada pihak lain. Format dari dokumen ini mencakup:
- Tanggal perpindahan property;
- Nama pemegang property;
- Alamat pemilik;
- Keterangan idem; dan
- Tanda tangan ("Diterima oleh" dan "Diterima dan").
Dokumen Ijin Perekaman Telepon
dibuat dengan tujuan untuk menghindari tuntutan atas perekaman ilegal. pada Investigasi Fraud di beberapa negara, perekaman telpon adalah salah satu cara untuk mendapatkan bukti yang diperlukan. dengan catatan harus atas ijin dari yang bersangkutan atau berdasarkan perintah pengadilan. Tanpa hal tersebut alat bukti yang diperoleh menjadi tidak sah. Format dokumen ini harus mencakup kapan, dimana, dan oleh siapa percakapan telepon direkam. Format ini juga memberikan informasi bahwa subyek yang direkam telah memberikan ijin secara sukarela tanpa paksaan atas perekaman tersebut. subyek pemeriksaan dan saksi harus bertandatangan pada dokumen tersebut.
Pernyataan Hak-hak (Rights)
Suatu pernyataan hak-hak hukum seseorang (di Amerika terkenal sebagai "Miranda warning") harus diinformasikan kepada pihak yang tengah diperiksa. Hal ini harus disesuaikan dengan aturan yang bedaku di suatu negara. Dengan adanya dokumen ini yang harus ditanda tangani oleh pihak yang diperiksa akan meminimalkan peluang bagi pihak yang diperiksa untuk menuntut balik bahwa hak-haknya yang dijamin oleh hukum tidak pernah diberitahukan. Sebagai contoh adalah hak hukum dalam "Miranda Warning" yang harus dinyatakan dalam Pernyataan hak-hak antara lain:
- Seseorang boleh memilih berdiam diri selama pertanyaan dilakukan;
- Apapun yang dikatakan akan digunakan di dalam pengadilan;
- Jika dibutuhkan, seorang pengacara dapat mendampinginya sebelum proses interview; dan
- Orang tersebut dapat menghentikan menjawab pertanyaan kapan saja tanpa melihat apakah pengacara hadir atau tidak.
Ijin untuk merekam
Dokumen ini diperlukan apabila seorang pemeriksa ingin merekam suatu percakapan yang akan dilakukan. Format dokumen ini harus mencakup keterangan bahwa seorang telah memberikan ijin kepada pemeriksa untuk merekam percakapan khusus. Dokumen ini harus ditandatangani oleh pihak yang memberikan ijin dan saksi. Format ini harus mencakup:
- Nama individu tersebut;
- Alamat;
- Lokasi percakapan;
- Orang yang merekam;
- Nama subyek dengan siapa individu tersebut bercakap-cakap; dan
- Tanggal Percakapan berlangsung.
Ijin Mengakses Catatan Keuangan
Dokumen ini membolehkan suatu lembaga keuangan membuka catatan keuangan pelanggannya kepada pemeriksa. Pemegang account dalam hal ini harus menandatangani dokumen ini.
Pernyataan Tertulis (Signed Statements)
Dalam suatu penugasan pemeriksaan fraud, suatu pengakuan lisan harus diusahakan segera dinyatakan dalam bentuk pernyataan tertulis. Pihak yang memberi pengakuan sebaiknya diminta menandatangani pernyataan tersebut sebelum dia meninggalkan lokasi interview. Surat pernyataan sebaiknya dibuat tidak melebihi dua atau tiga halaman dan menyatakan hal-hal berikut:
1. Pengakuan Sukarela
Aturan umum dan suatu pengakuan bersalah adalah hal tersebut diperoleh tanpa paksaan atau sukarela.
2. Niat (Intent)
Tidak ada ketidaksengajaan dalam tindakan kecurangan atau kejahatan. Diperlukan elemen pembuktian bahwa si pelaku tahu bahwa yang dikerjakannya adalah salah namun tetap bemiat melaksanakannya. Surat pernyataan harus menggunakan bahasa yang tepat dalam menggambarkan tindakan yang dilakukan untuk menunjukkan adanya niat untuk berbuat.
Penggunaan kata-kata emosional yang keras sebaiknya dihindari dalam suatu surat pernyataan seperti kata "berbohong" atau "mencuri". Contoh penggunaan kata-kata yang tepat adalah sebagai berikut:
- "Saya berbohong" diganti dengan saya tahu bahwa pernyataan tersebut tidak benar"
- "Saya mencuri" diganti dengan "Saya secara sengaja mengambil barang yang bukan milik saya".
3.
Perkiraan Tanggal Kejadian
Apabila tanggal kejadian tidak diketahui secata pasti, maka kata-kata "kira-kira" harus mengawali setiap penyebutan tanggal kejadian.
4. Perkiraan Jumlah Kerugian
Kata-kata "kira-kira" harus mengawali penyebutan jumlah kerugian. Sangat disarankan penyebutan suatu range seperti "tidak kurang dari Rp_ _ _ atau lebih dari Rp_ _ _".
5. Perkiraan Jumlah Kejadian
Jumlah kejadian sebaiknya juga dibuat dalam bentuk range untuk menggambarkan bobot faktor niat berdasarkan jumlah kejadian yang dilakukan.
6. Keinginan Bekerja Sama
Pengakuan akan lebih mudah didapat jika pernyataan yang akan dibuat dianggap dapat meringankan dampak dari tindakan yang telah dilakukan. Orang yang mengaku bersalah biasanya akan berusaha mengurangi dampak kesalahannya dengan cara menunjukkan bahwa dia tidak menyulitkan proses pemeriksaan. Misalnya "Saya berkeinginan untuk bekerja sama dengan harapan dapat memperbaiki apa yang telah saya lakukan. Saya berjanji akan mengganti kerugian yang telah saya perbuat".
7.Kalimat Pembelaan
Kata-kata pembelaan dari orang yang mengaku harus diungkapkan dengan syarat kata-kata pembelaan tersebut tidak menghilangkan unsur kewajiban hukum yang terkait dengan kejadian. Contoh kata pembelaan yang tidak dibenarkan untuk dimasukkan dalam suatu pernyataan tertulis adalah: "Saya tidak bermaksud melakukan hal tersebut". Kalimat tersebut seolah-olah meniadakan unsur niat sehingga kejadian tersebut adalah suatu ketidaksengajaan. Contoh kalimat pembelaan yang dapat dibenarkan adalah: "Saya tidak akan melakukan hal tersebut jika tidak terlibat masalah keuangan".
8. Keterangan Pemberi Pernyataan
Pemberi pernyataan harus menyatakan bahwa dia telah membaca pernyataan yang dibuatnya dengan baik dan membubuhkan paraf di tiap halaman. Jika ada kesalahan maka kata yang salah cukup dicoret dan informasi yang benar disisipkan dengan dibubuhi paraf pemberi pernyataan pada tiap perubahan. Hal ini untuk menghindari tuntutan bahwa pemberi pernyataan hanya disodori lembar pernyataan untuk ditanda tangani tanpa pemah membacanya.
9. Pernyataan Kebenaran (Truthfulness of Statement)
Di dalam suatu Pernyataan tertulis harus dinyatakan bahva pernyataan tersebut dibuat dengan sebenamya. Namun, kalimat yang digunakan terap harus dapat memberikan ruang jika ternyata ada kesalahan yang ditemukan. Contoh penggunaan kalimat yang tepat adalah: "Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya sepanjang pengetahuan yang ada sekarang".
Alat Bantu Visual (Visual Aids)
Kadang-kadang, seorang pemeriksa fraud harus menyertakan alat bantu visual sebagai bagian dari laporan untuk memperjelas penyampaian informasi Alat bantu visual harus dibuat sesederhana mungkin. Beberapa jenis alat bantu dapat digunakan adalah sebagai berikut:
1. Link Network Diagrams
Link networks menunjukkan hubungan antara orang, organisasi, dan kejadian. Simbol berbeda digunakan mewakili entitas berbeda : segi empat sebagai simbol organisasi; lingkaran mewakili orang; segitiga mewakli kejadian dan seterusnya. Penggunaan simbol harus dilakukan secara konsisten. Penghubung antara entitas dapat diwakili oleh garis tidak terputus. Sedangkan simbol yang mewakili asumsi atau bersifat spekulasi dapat digambarkan dengan garis terputus.
2.Ikhtisar Pernyataan Saksi (Witnesses' Statements)
Untuk memudahkan review atas hasil interview dan menemukan adanya ketidak konsistenan dalam informasi yang diperoleh maka sebaiknya dibuat suatu ikhtisar dari pernyataan saksi-saksi. Ikhtisar tersebut minimal memuat informasi mengenai halaman untuk memudahkan akses ke laporan, sinopsis topik yang diperoleh, dan number kesaksian.
Checklist
Suatu format checklist kadang-kadang sangat membantu dalam proses pemeriksaan dan merupakan panduan apa yang telah dilakukan dan apa yang belum dilakukan. Format checklist harus dibuat sebagai persiapan pelaksanaan pemeriksaan, namun harus diingat bahwa dengan mengerjakan apa yang tercantum dalam checklist bukan berarti semua aspek pemeriksaan telah dijalani. Kemampuan daya analisis seorang pemeriksa tetap harus digunakan dalam berkreatifitas dalam mengembangkan pemeriksaan.
Dalam pembuatan laporan, suatu checklist juga berguna dengan memberikan informasi mengenai hal-hal apa saja yang telah dikerjakan.
Disadur dari beberapa sumber Fraud Investigation
